В добрия случай сами си избираме консултант, той идва при нас, запознава се със спецификата на нашата работа, подготвя документация на база на нашия начин на работа и съответните изисквания на стандарта, съгласува я с нас, помага ни да я въведем в действие, помага ни да се самопроверим чрез вътрешни одити, че всичко ни е наред, но преди да дойдат одиторите на органа за сертификация. Ако трябва, коригира системата докато пасне на екипа (хората, които я ползват). Брани интереса ни пред злонамерени одитори (случва се и това). И освен всичко друго дава гаранция, че системата ще работи.
В лошия случай попадаме на (или сертификаторът ни го определя) консултант, който ни "тупва" една камара от документи, казва "ето ви системата", уж взема по-малко пари, но свършва "работата" за по-малко време и без тя да ни е от полза. Може и да подшушне където трябва одитът да мине все пак. Сертификат има, но... хората от фирмата се препъват в купища непригодни за дейността им документи, като следствие от това не поддържат системата и започва едно ходене по мъките. Органът за сертификация вдига цените, като знае, че системата само при него може да мине. От такива и подобни случаи идва и лошата слава на тези системи.
Фактори, зависещи от клиента:
Фактори зависещи от консултанта:
Това е система от писани задължителни правила за изпълнение и управление на дейностите във фирмата (организацията). В повечето случаи документацията на системата се състои от Наръчник, процедури, инструкции и работни формуляри.
В процедурите пише "кой какво прави и какви са отговорностите му" (например, процедура за търговската дейност). В инструкциите пише "кое как се прави" и/или "кое как не се прави" (например, инструкция за посрещане на клиенти). В работните формуляри се записва, че това, което е изисквано от системата, е направено, както и какъв е резултатът.
Попълнените формуляри се наричат "записи".
Одиторите проверяват дали документите покриват изискванията на съответния стандарт, дали се водят записи и дали хората разбират и спазват писаните правила.
